מצוינות ארגונית – ניהול הרכש – ניטור שביעות רצון ספקים
מילות מפתח: ניטור ביצועי ספקים, ספקים אסטרטגיים, קשר עם ספקים, ניטור שביעות רצון ספקים.
איכות בשרשרת האספקה - שרשרת האספקה הארגונית היא החולייה המקשרת בין הארגון ולקוחותיו - ההצלחה בתרגום הזמנות לקוחות לאספקה בפועל של מוצרים ושירותים נמדדת בשביעות רצון הלקוחות. ניהול האיכות בשרשרת האספקה הוא המאמץ המתמשך להשביע רצון הלקוחות. לקוחות מוצרים ושירותים שבעי רצון בדרך כלל כשציפיותיהם מתמלאות ברמה שציפו לה או ברמה גבוהה יותר.
ארגון מוכוון לקוח וספקי מפתח - ארגון מוכוון לקוח המפתח, מייצר ומשווק מוצרים טכנולוגיים (רפואיים) מתקדמים בשוק תחרותי נדרש לתהליכי מצוינות ארגונית. תהליכי המצוינות כוללים גם היבטי ניהול איכות הרכש/ ניהול ספקים. הערכת ביצועי ספקים הכוללת בדרך כלל מדידת ביצועי האיכות, עמידה בלוח זמנים והתחייבויות אחרות (מחיר...) מתמקדת בספקים העיקריים של הארגון/ ספקים אסטרטגיים.
ספקים אסטרטגיים של החברה משולבים בשרשרת האספקה הארגונית ומהווים משאב הכרחי בארגון. בניית יחסים הדדיים מתמשכים עם ספקים כאלה, ניהולם ותחזוקתם היעילים ובקרה עליהם להבטחת שרשרת אספקה רצופה (כולל היבטים סביבתיים והיבטי בטיחות וגהות ישימים) הם צעד בלתי נמנע.
שרשרת האספקה - שרשרת האספקה (המהווה שרשרת הערך של הארגון) מפורטת בתרשים מס' 1. שרשרת הערך כוללת ספקים וספקי משנה (ספקים של הספקים) של הארגון מצד אחד, לקוחות ולקוחות של הלקוחות מצד שני. המשתמש שהוא למעשה "הלקוח של הלקוח..." מושפע ללא ספק מתהליכים הנעשים על ידי ספקים או באחריותם גם אם לפעמים כלל אינם מוכרים על ידי ידו (בדרך כלל "הלקוח של הלקוח" אינו מכיר את ה"ספק של הספק").
זיהוי ברור של ספקים אסטרטגיים בעלי ערך מוסף לארגון ושילוב אמיתי שלהם בתהליכים הוא צעד הכרחי בהיבטי ניהול שרשרת האספקה בכלל ובהיבטי ניהול האיכות בפרט. הערכת ביצועי ספקים מושכלת בארגון מתמקדת איפא בספקים אלה.
ניהול הרכש - מערכת הרכש הארגונית פועלת על פי גישת התהליך המבוטאת במעגל השיפור ("דמינג"...) כמתואר בתרשים מספר 2. החברה בוחרת ומעריכה ספקים בתהליך שיטתי ומתועד, על פי יכולתם לספק מוצר המתאים לדרישות הארגון. ספק שנמצא מתאים ואושר לעבוד עימו מופיע ברשימת הספקים במערכת המידע הארגונית במעמד "פעיל".
מרשימת הספקים הארגונית מזוהים ספקים אסטרטגיים בעלי ערך מוסף לתהליך על פי קריטריונים שנקבעו לכך, בשילוב ניהול סיכונים, כגון אלה בעלי היקף פעילות כספית גבוהה, ספקי טכנולוגיות ייחודיות, ספקי רכיבים הכוללים דרישות תקינה מיוחדות וספקים אחרים על פי הצורך הארגוני. הכוונה לזהות כמות סבירה של ספקים נבחרים לעבודה משותפת כך שיתאפשר ניהול אפקטיבי ויעיל שלהם תוך איזון בין צרכי הארגון ועלויות הבקרה.
קשר עם ספקים - הכרת דרישות הלקוח וציפיותיו על ידי הספקים (דגש – ספקים אסטרטגיים) מובילה בדרך כלל לעבודה נכונה. הסכמים חתומים המגדירים עיקרי הדברים (תפעול ואיכות) מסייעים ליחסי עבודה תקינים המבטיחים היבטים עסקיים (עלויות, לו"ז, איכות וענייני רשויות, בקרת שינויים...) והיבטים נוספים כולל היבטי ניהול סביבתי, קניין רוחני ובטיחות וגהות בתעסוקה על פי הצורך.
קשר ענייני ושוטף עם ספקים אסטרטגיים של הארגון נועד לקרב ספקים אלה להכרת פעילות הארגון ודרישותיו, מעבר להיבטים החוזיים שפורטו לעיל. הדבר נעשה בשלוש דרכים עיקריות:
- כנס ספקים שנתי - להכרת תהליכי הארגון ולקוחותיו, מוצרים (קיימים וגם חדשים הנמצאים עדיין בתהליכי הפיתוח), תוכניות העבודה, תהליכים משותפים ודגשים ליצירת תהליך של שיתוף פעולה אמיתי. כנס כזה נערך באווירה חיובית (בבית מלון בליווי כיבוד...) להבנת דרישות הארגון וציפיותיו כולל פגישת נציגי הספקים עם מנהלי הארגון ובעלי תפקידים (מנכ"ל, מנהל כספים, מנהל האיכות, מנהל שרשרת האספקה, מנהל הרכש ובעלי תפקידים נוספים הבאים בקשרי עבודה עם ספקי הארגון).
- דיון הנהלות משותף למיצוי תהליכים בין ארגוניים. דיון כזה מתבקש להיערך פעם בשנה או בתדירות גבוהה יותר על פי הצורך כדי לוודא שנושאים משותפים זוכים לתשומת לב ניהולית ראוייה ויעדים משותפים נקבעים וממומשים.
- טיפול שוטף – ניטור ביצועים המלווה בפגישות תקשורת שוטפות, תקופתיות לטיפול בהיבטי איכות, תפעול והיבטים טכניים. התהליך מלווה בקביעת אנשי קשר, תיעוד עיקרי הנושאים שנידונו, החלטות לביצוע ומעקב תקופתי. סקירת ליקויים ואי התאמות (איכות...) וייזום פעולות מתקנות ומעקב ביצוע נועדו להבטיח אפקטיביות הטיפול.
הערכה תקופתית כזו המובאת מיידית לידיעת הספק לביצוע פעולות מתקנות מצמצמת חיכוכים ואי הבנות. החומר מוצג לספקים ונדון איתם במשותף במסגרת הטיפול השוטף. ספקים מצטיינים בעלי ביצועי איכות ותפעול מתמשכים בולטים במיוחד זוכים גם בתעודת הערכה בכנס הספקים הבא.
משוב ספקים (ניטור שביעות רצון ספקים) - נראה בברור כי קשר אמיתי עם ספקים בכלל וספקים אסטרטגיים בפרט, נוצר כאשר גם אלה מרוצים מהפעילות המשותפת. שילוב ניטור שביעות רצון ספקים (משוב ספקים) כחלק מהערכת ביצועים כללית הוא מרכיב נוסף המצביע על שילובם בפעילות הארגונית.
משוב ספקים/ סקר שביעות רצון ספקים אסטרטגיים נערך תקופתית (פעם בשנה) לאיתור נקודות חיכוך ובניית יחסי עבודה משותפים. הסקר נועד לתת לארגון משוב על הדרך בה הספק רואה את הארגון ומשתלב ביעדיו. בדיקה כזו אפשרית בסקר כתוב או בדיון משותף כפי שנמצא ישים, לקראת סיום כל שנת הפעילות.
ניתוח תוצאות שאלוני המשוב נעשה בחברה עם קבלתם בליווי תרשימים וטבלאות עזר. ניתוח המשוב מופץ לידיעת עובדים ומנהלים בארגון וגם לידיעת הספקים המשתתפים. ניתוח המשוב מצביע אמנם על שביעות רצון כללית בתהליך המשותף אך מעלה גם היבטים הדורשים טיפול בעבודה מול הספקים כגון הבהרות מקצועיות נדרשות, תחזיות מעודכנות, ונושאים אחרים.
כמה מילים לסיכום - הצלחה עסקית ארגונית מתמשכת ויציבות רשימת ספקים אסטרטגיים של החברה בכל פרויקט/ מוצר הוגדר כמדד ברור להצלחת העבודה עם ספקים אסטרטגיים של החברה. שינוי רשימת הספקים מושכל נובע בדרך כלל משינוי תמהיל מוצרי החברה (עם כניסת מוצרים חדשים לקו הייצור). ושינוי טכנולוגי. תהליך שיתוף הפעולה עם ספקים נבחרים כפי שהוצג כאן נמצא מועיל.
עקרונות ניהול ספקים
הסכם רכש.
תוכנית איכות.
ביקורים.
סיכום פעילויות בכתב.
ניהול תשלומים.
דו"חות תקופתיים (איכות, עמידה בהתחייבויות...).
טיפוח אלטרנטיבה.
נאמנות עסקית.
שביעות רצון.
הפרויקט הבא.
מנהיגות.
תרשים מס' 3
